open concept Newsletter Nr. 8 / 2017

Das neueste Update wird besonders Mandantenverwalter freuen.

Dank den drei neuen Workflows für die Arbeitszeitverwaltung kann die Kontrolle der Arbeitszeiten bequem delegiert werden. Und zwar ganz flexibel entweder auf den Mitarbeiter oder auf den Vorgesetzten – oder auf beide!

timesaver macht mit den neuen Workflows aber auch einen weiteren Schritt Richtung effizientes Mitarbeiter-Portal, das Informationen zur Verfügung stellt und Mitarbeiter aktiv in administrative Vorgänge einbezieht.

Neu können für die bestehenden vier Prüfungen bei der Zeiterfassung verschiedene Toleranzwerte konfiguriert werden: fehlerfreie Abgabe, nur Info für den Vorgesetzten oder gar keine Erfassungskontrolle. Alles geht. Neu ist der Modus «Info». Die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen kann auf diese Weise automatisch überwacht werden, ohne dass die Personalabteilung zusätzlich belastet wird.

Ich wünsche Ihnen erfolgreiches Zeitwirtschaften

Ihr Stefan Huggenberger

1. Die erweiterte Erfassungskontrolle

Die erweiterte Erfassungskontrolle

Drei neue Workflows für die Erfassungskontrolle bringen mehr Kontrolle für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Mandantenverwalter.
 

Aktivierung der workflows
 
Aktiviert werden die Workflows in den «Einstellungen» der Mandantenverwaltung. Unter dem Titel «Arbeitszeit» findet sich dort die Zeile «Workflow und Erfassungskontrolle» und rechts daneben die dazugehörige Dropdown-Liste mit neu fünf Auswahlmöglichkeiten statt derer drei. 
 
Bisher konnte man nur zwischen «Kein Workflow» und «Automatische Sperrung» wählen, und für letzteres noch eine Anzahl Tage eingeben, zum Beispiel «Erfassungskontrolle Zeiterfassung sperren nach» 60 Tagen.
 
Die drei zusätzlichen Workflows heissen
 

 
und erlauben Mitarbeitern und/oder Vorgesetzten die Abgabe der Arbeitszeiten. Das Einrichten der Workflows ist Sache des Mandantenverwalters.


Abbildung 1: Neue Workflows und Erfassungskontrollen in den Einstellungen der Mandantenverwaltung

Bisher war mit «automatische Sperrung» nur ein Workflow verfügbar. Bei diesem oblag die Kontrolle und allenfalls die Korrektur der Arbeitszeiten dem Mandantenverwalter.
 
Dank der neuen Workflows können Mitarbeiter und Vorgesetzte in die Kontrolle der Arbeitszeiten eingebunden werden. Damit werden Mandantenverwalter von ihren zahlreichen Aufgaben ein wenig entlastet.
 
Zur Aktivierung geben Sie einfach nur das Startdatum des Workflows ein. Bestätigen Sie mit Speichern.
 

Abgabebedingungen
 
Der Mandantenverwalter legt auch die Abgabebedingungen für die Arbeitszeit-Prüfungen fest. Diese befinden sich direkt unter den Workflows für die Erfassungskontrolle.


Abbildung 2: Erfassungskontrollen mit Abgabebedingungen für Mitarbeitende und Vorgesetzte

Zur Erinnerung: Es gibt in timesaver vier Prüfungen. Bisher waren diese zweiwertig, d.h. sie konnten nur an- oder abgestellt werden. Jetzt kann aus drei Werten ausgewählt werden: Fehlerfrei / Info / Ignoriert.
 
Anmerkung: Weitere Prüfungen für die Arbeitszeiten werden folgen.
 
Fehlerfrei:
Die Prüfung wird ausgewertet und die Resultate der Auswertung werden angezeigt.
Die Bedingung muss für eine Abgabe eingehalten werden. Das bedeutet: bei Fehlern ist keine Abgabe möglich!
 
Info:
Die Prüfung wird ausgewertet und die Resultate der Auswertung werden angezeigt.
Die Bedingung muss für eine Abgabe NICHT eingehalten werden. Das bedeutet: die Abgabe ist trotz Fehlern möglich!
 
Ignoriert:
Die Prüfung wird NICHT ausgewertet und es wird nichts angezeigt.
Die Bedingung muss für eine Abgabe NICHT eingehalten werden. Das bedeutet: die Abgabe ist trotz Fehlern möglich!


Abgabe durch die Mitarbeiter
 
In der Erfassungsmaske der Mitarbeiter wurde unter dem Titel «Arbeitszeit» eine zusätzliche Zeile für die Abgabe der Arbeitszeiten eingerichtet.


Abbildung 3: Abgabe der Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter

Fährt man mit dem Mauszeiger (nicht klicken) über das jeweilige Feld, erhalten Mitarbeiter weitere Informationen zu diesem Monat in einem Pop-up-Fenster und können dort weitere Optionen anklicken, z.B.
 
«Click: Arbeitszeiten visieren bis …», oder
«Fehler und Warnungen / Infos der letzten Überprüfung anzeigen».
«Tests jetzt ausführen bis [Datum]»


Abgabe durch Vorgesetzte
 
Mandantenverwalter und Vorgesetzte haben im Saldenfenster Zugriff auf die workflows.
 
Zur Erinnerung: Das Saldenfenster befindet sich in der individuellen Benutzerverwaltung zwischen den Fenstern «Erfassung» und «Abwesenheiten». Es besitzt keinen Namen, nur ein Symbol: . Mitarbeiter sehen dieses Fenster nicht. Vorgesetzte eines Teams sehen hier nur Mitglieder ihres Teams.


Abbildung 4: Abgabe der Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter

Die aktivierten Workflows befinden sich rechts von den Salden. Fährt man mit dem Mauszeiger über die verschiedenen Symbole, erhält man weitere Informationen. Die Symbole unter den Spalten «Workflows Mitarbeiter» und «Workflows Vorgesetzter» zeigen den Stand der Visierung und Warnhinweise (falls vorhanden) an:
 
Ein blaues oder grünes Häkchen bedeutet, dass der Workflow visiert wurde.
 
Ein blaues oder gelbes Warndreieck bedeutet, dass eine oder mehrere Regeln nicht eingehalten wurden. Ob eine Visierung trotz Fehlern möglich ist, wird in den Einstellungen der Abgabebedingungen bestimmt.

 
Bei openconcept steht der Kunde im Mittelpunkt. Daher sind kostenloser Support (Telefon und E-Mail) und das Eingehen auf Kundenwünsche eine Selbstverständlichkeit. Und weil wir überzeugt sind, dass unsere Unternehmenssoftware auch für Sie das Beste ist, können Sie uns in einer kostenlosen Testphase prüfen.
 
Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot oder eine unverbindliche Einführung in timesaver.ch